Особенности воинского учета в России с 1 октября 2023 года

В России с 1 октября 2023 года вступает в силу ряд изменений в КОАП (Кодекс об административных правонарушениях) в части нарушений в области воинского учета для граждан и юридических лиц (компаний, предприятий). Все положения изложены и утверждены в Федеральном Законе РФ от 31.07.2023 № 404-ФЗ. В частности существенно увеличены штрафы за нарушение обязанностей в области воинского учета и уклонение от постановки на него. Также некоторые изменения коснулись организационных мероприятий и административных процедур.

Воинский учет – это государственная система контроля и комплекс мероприятий, направленных на обеспечение квалифицированными кадрами военных специальностей Вооруженных Сил РФ. Он ведется, как во время мобилизаций и при введении военного положения, так и в мирное время. Основную информацию получают и обрабатывают государственные учреждения и органы местного самоуправления, военные комиссариаты (военкоматы). Контролю подлежат призывники и военнообязанные, пребывающие в запасе, включая женщин с военно-учетными специальностями.

На кого распространяется ответственность за ведение воинского учета

Становиться на учет должны призывники и военнообязанные граждане, но для них как для физических лиц с августа 2023 года этот процесс стал автоматическим. Система обрабатывает сведения государственных информационных ресурсов, а также данные, полученные военкоматами по отдельным запросам. Поэтому личная явка не требуется, однако, при необходимости по повестке поставленному на учет гражданину в указанное время следует посещать районный военкомат.

В организациях дело обстоит сложнее, так как отчасти задачи сотрудников военных комиссариатов ложатся на плечи руководителей. Это не касается индивидуальных предпринимателей, которым можно нанимать рабочих любых категорий без дополнительных обязательств. А вот юридическим лицам (компаниям) рекомендуется вставать на учет даже при отсутствии в штате военнообязанных сотрудников. Такая превентивная мера поможет сэкономить время в будущем при найме новых рабочих.

За неисполнение обязанностей, которое признается административным правонарушением, могут быть применены штрафные санкции. Уклоняющимся от призыва может грозить уголовное наказание.

Обязанности граждан (физических лиц)

Если военнообязанный встал на учет автоматически, уведомление об этом придет в личном кабинете на едином портале государственных услуг. При этом по повестке необходимо лично явиться в районный военкомат для проверки и подтверждения сведений, личных данных, прохождения медицинского освидетельствования.

В обязанности гражданина входит:

• При необходимости являться в органы местного самоуправления или военные комиссариаты, имея при себе удостоверение личности и военный билет или приписное свидетельство;
• Сообщать в военкомат или другой уполномоченный государственный орган об изменениях, касающихся семейного положения, места жительства (переезде в другую область, регион), состояния здоровья;
• Сниматься с воинского учета при переезде на ПМЖ или на срок более полугода за границу;
• Обеспечивать сохранность документов – приписного свидетельства, военного билета.

Неисполнение гражданами обязанностей по воинскому учету считается административным правонарушением, за которое военнообязанных штрафуют в установленном порядке. В отдельных случаях возможно предупреждение, если ранее гражданин не нарушал правил и это был первый незначительный инцидент.

Обязанности работодателей (организаций и предприятий – юридических лиц)

Для юридических лиц действуют следующие правила и обязанности:

• При найме и увольнении военнообязанных сотрудников вовремя уведомлять военные комиссариаты;
• Вести собственную учетную деятельность на предприятии, которой должны руководить специально назначенные ответственные сотрудники;
• Своевременно оповещать работников о вызовах в военкоматы и вручать им повестки, предоставлять оплачиваемые выходные на соответствующие даты;
• Предоставлять военкоматам и органам местного самоуправления всю необходимую информацию при поступлении соответствующих запросов;
• Вовремя обновлять, сверять данные (не реже одного раза в год), вносить изменения в персональные карточки работников.

За несвоевременное выполнение или неисполнение обязанностей для организаций и предприятий предусмотрена административная ответственность. Новые штрафы за нарушение воинского учета в 2023 году, в зависимости от степени тяжести, составляют до 500 тысяч рублей.

Руководители предприятий должны вовремя предоставлять все необходимые сведения о своих сотрудниках, включая тех, которые работают в удаленном формате, на полставки и по совместительству, осуществлять их первоначальную постановку на учет, оказывать военкоматам содействие при проведении мобилизационных мероприятий.

Для каких категорий граждан работодатель должен вести воинский учет с 1 октября 2023 года

Выделяют две категории граждан, для которых необходимо ведение учета – призывники и военнообязанные. Возраст призывников – от 18 до 30 лет (с 1 января 2024 года, а до тех пор – до 27 лет). К военнообязанным относятся граждане, состоящие в запасе. Их делят на несколько разрядов:

• Первый – рядовые, старшины и прапорщики до 35 лет, офицеры до 50 лет, майоры, капитаны и подполковники до 55 лет, полковники и капитаны первого ранга до 60 лет, высшие офицеры до 65 лет;
• Второй разряд – солдаты, сержанты, прапорщики до 45 лет, младшие офицеры до 55 лет, майоры до 60 лет, полковники до 65 лет, высшие офицеры до 70 лет;
• Третий разряд – низшие чины до 50 лет, младшие офицеры до 60 лет, майоры и капитаны второго и третьего ранга – до 70 лет.

Также это женщины с военно-учетными специальностями до 45 лет, и с офицерскими званиями до 50 лет. Отметкой о военной обязанности является штамп в паспорте на тринадцатой странице. Категория годности в военном билете помечается буквой. «А», «Б» и «В» – годен (в том числе, с ограничениями), «Г» и «Д» – временно или совершенно не годен. Род войск обозначается числом, состоящим из шести цифр, где вторые три цифры отражают должность.

Для каких сотрудников ведение воинского учета не требуется

Отдельным категориям граждан можно не вставать на учет. По ним от работодателя не требуется никаких действий, и за не предоставление информации о них никого не оштрафуют. Что это за группы граждан:

• Сотрудники, которые уже проходят службу в составе Вооруженных Сил Российской Федерации, но числятся на предприятии;
• Женщины любого возраста без военно-учетных специальностей и званий, независимо от должности;
• Сотрудники, постоянно проживающие за границей, а также не являющиеся гражданами Российской Федерации;
• Освобожденные от воинской обязанности по статье, признанные не годными к военной службе;
• Офицеры Службы внешней разведки и Федеральной службы безопасности, пребывающие в запасе;
• Заключенные, отбывающие сроки в колониях и тюрьмах, независимо от режима и срока.

В остальных случаях за невыполнение работодателем своих обязательств юридических лиц штрафуют в соответствии с обновленным КОАП.

С чего начать ведение воинского учета

Избежать новых штрафов по воинскому учету помогут шаги по организации его корректного ведения. Начать стоит с изучения Федерального Закона № 404-ФЗ и обновленных статей Кодекса об административных правонарушениях. Следующий шаг – назначение сотрудника, ответственного за внутренние мероприятия и взаимодействие с государственными учреждениями.

Если в компании официально работает не более 500 человек, то эти функции может выполнять специалист административного ресурса по совместительству (бухгалтер, кадровик). Если в штате от 500 до 2000 человек, то потребуется отдельный сотрудник, от 2000 до 4000 рабочих – 2 сотрудника.

Для них должны быть оборудованы отдельные рабочие места, помещение со шкафами для ведения архива, хранения текущей документации. Сразу стоит разработать должностные инструкции. Услуга аутсорсинга для этого вида работ законом не предусмотрена.

Следующим шагом необходимо зарегистрировать компанию в администрации района с присвоением уникального идентификационного номера. С ним следует обратиться в военный комиссариат, приложив копии учредительных документов. Встав на учет, останется только обеспечить эффективный контроль внутри организации и взаимодействие с военкоматом.

Кто в организации несет ответственность за постановку сотрудников на воинский учет

Главная ответственность всегда лежит на генеральном директоре, и в отдельных случаях он может самостоятельно организовывать все необходимые мероприятия. Но обычно обязанности делегируются одному из работников, который может выполнять свои функции по совместительству или на полной ставке.

Что входит в его обязанности:

• При проведении собеседований с соискателями на вакантные места в компании проверять документы (военные билеты, приписные свидетельства и т.п.), мобилизационные предписания, отметки в паспортах и личные жетоны ВС РФ;
• Вести всю необходимую документацию, обеспечивать ее безопасное хранение, разъяснять сотрудникам их обязанности и права, уведомлять о запросах из военных комиссариатах, повестках;
• Взаимодействовать с военкоматами и органами местного самоуправления, информировать о несоответствиях, неточностях или об отсутствии у сотрудников документов воинского учета;
• Не реже одного раза в год сверять и при необходимости обновлять данные сотрудников.

За несвоевременную отчетность перед военкоматами предусмотрена административная ответственность. С 1 октября штрафы за воинский учет многократно увеличены.

Какую отчетность необходимо сдавать в военкомат

Одна из целей обновления КОАП – предотвращение уклонения военнообязанных граждан. Отсутствие таких сотрудников в штате временно упрощает задачи для юридического лица, но при найме новых работников эту проблему придется решать в ускоренном порядке. Поэтому лучше позаботиться о регистрации компании заранее. Для военкомата ответственный работник ведет следующую отчетность:

• Сведения о военнообязанных гражданах, их приеме на работу или увольнении по статье или собственному желанию в пятидневный срок;
• Аналогичные сведения по запросам органов местного самоуправления или военкоматов, но уже в двухнедельный срок;
• В трехдневный срок – сведения о гражданах, которые не вставали на воинский учет, но являются военнообязанными;
• Один раз в год – обновленную карточку организации, анкеты работников, подлежащих первичной постановке на учет.

За несвоевременную подачу отчетности компании штрафуют, поэтому важно следить за соблюдением указанных сроков.

Какие еще обязанности есть у работодателя

Помимо административной работы и ведения отчетности юридические лица должны обеспечивать явку своих сотрудников военкоматы. Для этого работодатель вручает им повестки под подпись, а при отказе в получении – составляет соответствующий акт. Для посещения военного комиссариата сотруднику выделяется оплачиваемый выходной.

Также у юридических лиц есть военно-транспортные обязанности, в рамках которых они должны при необходимости передавать в пользование или обеспечивать эксплуатацию транспорта и соответствующей инфраструктуры в интересах Вооруженных Сил Российской Федерации.

Документы воинского учета

Перечень документов утвержден Приказом МО РФ №700 от 22 ноября 2021 года. В него входят:

• Карточка гражданина – заводится на каждого военнообязанного сотрудника предприятия по форме №10, которая включает название организации, личные данные работника, приказ о приеме на работу или увольнении;
• Приказы об организации на предприятии воинского учета и назначении ответственного сотрудника, ведущего документооборот и работу с гражданами, государственными учреждениями;
• Планы работ и должностные инструкции, журнал проверок военнообязанных граждан и призывников в организации, расписки о приеме военных билетов и приписных свидетельств;
• Внутреннее делопроизводство, справочная информация и любые другие сопутствующие документы, необходимые для проведения учетных  и мобилизационных мероприятий.

Отсутствие отдельных документов или уклонение от исполнения обязанностей влечет за собой штрафные санкции. Однако у руководителей предприятий есть возможность существенно облегчить себе задачи посредством автоматизации части процессов. В первую очередь это использование цифровых технологий при ведении документооборота и взаимодействии с военными комиссариатами.

Возможности для автоматизации документооборота

Наиболее трудоемкая часть работы – это заполнение форм, карточек сотрудников, составление отчетов. Если на предприятии работает до 50 человек, это решаемая задача, но в компаниях со штатом более 2000 человек укладываться в сроки намного сложнее. Выходом становится использование программного обеспечения (бухгалтерских и специализированных программ), в которых происходит автоматическое заполнение стандартных форм №10 или №18.

Формирование отчетов (а в скором времени с 2024 года и их отправка в военкоматы и органы местного самоуправления), обновление данных в реестрах, их ежеквартальная или ежегодная сверка выполняется в несколько кликов.

Виды нарушений правил ведения воинского учета

В соответствии с Федеральным Законом от 31.07.2023 № 404-ФЗ утверждены изменения для следующих видов нарушений:

• Отказ от содействия военным комиссариатам в мобилизационных мероприятиях – к таким действиям относится не предоставление или подача некорректной, неполной информации о военнообязанных сотрудниках предприятия, отказ от поставки техники, транспорта в воинские части или на сборные пункты. Также это несвоевременное вручение повесток или уведомление работников о запросах на явку, отказ от предоставления выходного;
• Отказ от формирования списков граждан из штата, которым требуется первичная остановка на воинский учет – до первого ноября текущего года юридическое лицо предоставляет военкоматам данные о гражданах, которые должны быть зарегистрированы военными комиссариатами в следующем году;
• Отказ или неполное предоставление сведений о сотрудниках – искажение персональных данных, игнорирование отсутствующих документов (военного билета, приписного свидетельства).

К нарушениям относится и несвоевременное исполнение всех перечисленных обязанностей.

Штрафы за не постановку на воинский учет

В 2023 году штрафы за воинский учет предусмотрены, как для юридических, так и для физических лиц. Для компаний они существенно увеличены:

• За неоказание содействия при мобилизации – до 80000 рублей для должностных и до 500000 рублей для юридических лиц;
• За отказ или несвоевременное оповещение сотрудников о необходимости явиться в военные комиссариаты – до 50000 и 400000 рублей;
• За не предоставление списков граждан – до 50000 и 400000 рублей;
• За не предоставление сведений о сотрудниках – до 50000 рублей.

Если гражданин не встал на учет вовремя, для него предусмотрен штраф до 30000 рублей. За уклонение или отказ от медицинского освидетельствования – до 25000 рублей. За утерю, порчу военного билета – до 3000 рублей.

Неисполнение военно-транспортных обязанностей влечет за собой штраф для физических лиц до 25000 рублей, должностных лиц – до 50000 рублей, юридических – до 400000 рублей. До первого октября суммы не превышали 20000 рублей.

Как предприятию адаптироваться к изменениям в КОАП по воинскому учету

Штрафы за воинский учет для организаций способны нанести даже крупному и экономически устойчивому предприятию серьезный материальный ущерб. Поэтому руководителям компаний, независимо от сферы деятельности, необходимо адаптироваться к введенным изменениям. Что стоит предпринять в первую очередь:

• Провести упрощенный аудит на предмет необходимости регистрации юридического лица в военном комиссариате. В большинстве случаев такая необходимость есть. Исключения составляют небольшие фирмы, в которых работают только женщины без военно-учетных специальностей или иностранные рабочие. Это могут быть салоны красоты, небольшие кафе, пекарни;
• Назначить ответственного сотрудника, который разбирается в вопросе, умеет работать с людьми и документами, владеет навыками  использовании разных видов программного обеспечения. Основная часть работы связана с заполнением форм, анализом персональных данных. Ошибка или опечатка даже в один символ может привести к серьезным негативным последствиям. Если обязанности будут выполняться по совместительству, то нужно быть уверенными в том, что сотрудник справится с ними, и будет укладываться в утвержденные государством сроки;
• Обустроить отдельное защищенное помещение с установленными в нем металлическими шкафами, сейфами, с ограниченным доступом для надежного хранения документов и комфортной работы ответственного сотрудника. Внутри должна быть установлена соответствующая оргтехника с подключением к локальной сети и интернету;
• Продумать и внедрить эффективную систему документооборота – с 2024 года обмен документацией с государственными учреждениями и военкоматами может выполняться удаленно в цифровом виде. Поэтому ответственным сотрудникам понадобятся защищенные цифровые подписи;
• Разработать план мероприятий, который впоследствии будет согласован с уполномоченными руководителями районного военного комиссариата. Издать соответствующие указы на предприятии и организовать слаженную работу всех отделов, задействованных в решении поставленных задач.

При необходимости руководители предприятий могут воспользоваться услугой юридической консультации. При назначении ответственного специалиста рекомендуется записать его на курс дополнительного обучения воинскому учету с последующим ежегодным повышением квалификации для актуализации знаний.