Как вести воинский учет в организации

Обязанность вести воинский учет лежит на организациях, если среди их работников имеется хотя бы один военнообязанный или призывник, с которыми заключен трудовой договор. Нет освобождений для компаний малого и среднего бизнеса (субъектов МСП).

Основания: п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», п. 17 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, далее — Методические рекомендации; Постановление Президиума Высшего Арбитражного суда РФ от 28.04.2009 № 13798/08.

Кто считается призывником или военнообязанным?

• Призывники

Мужчины в возрасте от 18 до 27 лет (с 2024 года - до 30 лет), которые обязаны состоять на воинском учете и не находятся в запасе.

• Военнообязанные - это граждане, которые находятся в запасе. Включают в себя:

- мужчины, пребывающие в запасе;

- граждане, которые не проходили военную службу, так как были освобождены от призыва;

- граждане в возрасте 27 лет (с 2024 года — до 30 лет) и старше, которые не проходили военную службу, так как получали отсрочки от призыва или не были призваны по каким‑либо другим причинам;

- женщины, которые имеют военно‑учетные специальности (ВУС). Такие специальности перечислены в приложении № 1 к Положению о воинском учете (например оператор связи);

- окончившие военные кафедры;

- граждане, которые прошли альтернативную гражданскую службу;

- получившие высшее образование по программам подготовки офицеров запаса, сержантов, старшин запаса, солдат, матросов запаса;

- уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ;

- уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на такой учет в военных комиссариатах.

По каким сотрудникам необходимо вести воинский учет?

Учет необходимо вести по всем трудоустроенным призывникам и военнообязанным, в том числе такому учету подлежат:

• удаленные (дистанционные) работники;
• совместители;
• сезонные сотрудники;
• устроенные на неполную рабочую ставку (неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или смену).

Как начать вести воинский учет в организации

1. Назначьте сотрудника, ответственного за ведение воинского учета

Ответственность за состояние воинского учета в организации возлагается на ее руководителя, который назначает работника, отвечающего за ведение воинского учета. Количество таких работников зависит от численности сотрудников, подлежащих воинскому учету.

Подготовьте рабочие места для назначенных за ведение воинского учета сотрудников: отдельное помещение и железные шкафы для хранения документов (п. 21 Методических рекомендаций).

Предусмотрите должность (новый отдел — при его создании) в штатном расписании. Разработайте должностную инструкцию либо внесите информацию о трудовой функции в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему.

К специалисту по воинскому учету не предъявляется никаких требований по образованию и знаниям. Но таким работникам необходимо пройти соответствующее обучение в течение первого года после назначения на должность. А потом не реже одного раза в три года — на повышение квалификации (приложение № 19 к Методическим рекомендациям).

2. Поставьте организацию на учет в военкомате

Обратитесь в администрацию своего населенного пункта для присвоения организации регистрационного номера. Далее необходимо подать в комиссариат (военкомат) по месту регистрации компании (п. 22, 37 и 39 Методических рекомендаций) следующие документы:

• копии учредительных документов.
• карточку организации по форме 18. В каждом регионе может быть свой шаблон такой карточки, поэтому рекомендуется уточнить её форму в своем военкомате. Если шаблон не установлен, можно использовать форму из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344‑01‑39‑ВА.
• приказ об организации воинского учета.
• план работы по воинскому учету.

Вновь созданным организациям рекомендуется уточнить в своем военкомате срок представления документов для постановки на учет.

Инструкция по ведению воинского учета в организации

1. Собирайте информацию о сотрудниках для ведения воинского учета

При трудоустройстве каждого сотрудника проверяйте его отношение к воинской обязанности. У военнообязанных в аспорте на странице 13 может присутствовать соответствующий штамп военкомата и, как правило, "на руках" имеется военный билет. Если у кандидата нет документов воинского учета и статус сотрудника непонятен, работодателю может запросить информацию самостоятельно в комиссариате. При трудоустройстве военнообязанного или призывника, который точно не стоит на воинском учете, рекомендуется сразу подать в военкомат соответствующие сведения.

! Отказывать в трудоустройстве по причине отсутствия у сотрудника документов воинского учета запрещено (разъяснения Роструда от 21.06.2023).

Заведите карточку по форме №10 на каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету (пп. 34 и 35 Инструкции Министра обороны РФ). Если работник снимается с воинского учета (достиг предельного возраста пребывания в запасе или не годен к военной службе по состоянию здоровья), храните его карточку отдельно и поставьте на ней соответствующую отметку: «Дата. Снят с воинского учета по возрасту (состоянию здоровья)» (Порядок ведения и хранения карточек).

2. Предоставляйте военкомату сведения в установленные сроки

- сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету - 5 рабочих дней со дня их приема на работу или увольнения.

- сведения о призывниках и других военнообязанных, которые не стоят на воинском учете - 3 рабочих дня со дня выявления такого сотрудника.

- ответ на запрос военкомата должен быть предоставлен - 2 недели после получения запроса. 

- сведения об изменении личных данных сотрудника (семейное положение, образование, состояние здоровья, место жительства (пребывания), структурное подразделение, в котором работает сотрудник, или должность) - 5 рабочих дней со дня изменения соответствующих сведений. 

Ежегодно перед новым годом необходимо предоставлять в военкомат карточку учета организации (по форме 18), план работы по воинскому учету. Точные сроки сдачи отчётов военкомат устанавливает самостоятельно, поэтому рекомендуется заранее уточнять их в военкомате своего населенного пункта. Также уточните о необходимости предоставления других отётов. Например, организациям, которые ведут бронирование работников, дополнительно необходимо предоставлять отчет по форме № 6 о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе и сведения по форме № 19 об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время.

Уведомляйте военкомат об изменениях внутренней документации по воинскому учету.

3. Обеспечивайте явку сотрудников в военкомат по требованию

Незамедлительно сообщайте работникам о полученных на них повестках. Военкомат может направить на адрес организации повестку. Работодатель обязан оповестить сотрудника о направленной в адрес организации повестке и выдать ее под подпись. Если работник откажется от получения — составить акт. На время посещения военкомата сотруднику предоставляется оплачиваемый выходной по среднему заработку (подп. «ж» п. 32 Положения о воинском учете, ст. 6 закона № 53‑ФЗ).

4. Ежегодно сверяйте сведения о сотрудниках с данными воинского учета

В карточке сотрудника по форме 10 содержится информация не только по воинской обязанности, но и личная: семейное положение, образование, состав семьи и другое. Всю информацию надо сверять с работниками не реже, чем 1 раз в год (подп. «г» п. 32 Положения о воинском учете). Проводить сверку с работниками можно на бумаге или посредством электронного документооборота (ЭДО). Дату сверки организация определяет сама.

Сверку сведений о сотрудниках с военкоматом необходимо проводить также не реже 1 раза в год (подп. «д» п. 32 Положения о воинском учете). Конкретную дату и сроки сверки утверждает комиссариат. Для проведения сверки необходимо подать в военкомат список сотрудников с указанием данных из раздела 2 карточки и личной информации. По итогам сверок составляется журнал проверок.

В настоящее время сдать отчёт в военкомат можно лиично либо почтовым отправлением. В 2024 году планируется расширение функционала портала Госуслуг для возможности взаимодействия организаций с военкоматом через личный кабинет.

Что будет, если не вести воинский учет?

С 1 октября 2023 года новой статьей 19.38 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неоказание содействия военным комиссариатам в их мобилизационной работе при объявлении мобилизации.

За неисполнение обязанности по обеспечению своевременного оповещения и явки граждан (работников), подлежащих призыву на военную службу по мобилизации, на сборные пункты или в воинские части либо неоказание содействия в организации оповещения и явки установлен штраф (ч. 1 ст. 19.38 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 60 000 до 80 000 рублей,
• на юридических лиц – от 400 000 до 500 000 рублей.

За неоповещение работников о вызове в военкомат установлен штраф (ст. 21.2 КоАП РФ):

• на должностных лиц в размере от 40 000 до 50 0000 рублей,
• на юридических лиц – от 350 000 до 400 000 рублей.

За непредставление в военкомат списков граждан для первоначальной постановки на воинский учет установлен штраф (ст. 21.1 КоАП РФ):

• для должностных лиц в размере от 40 000 до 50 0000 рублей,
• для юридических лиц – от 350 000 до 400 000 рублей.

За непредставление или несвоевременное представление таких сведений установлен штраф для должностных лиц в размере от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 21.4 КоАП РФ).

Руководители и другие должностные лица (работники) организаций, ответственные за военно-учетную работу, обязаны направлять в военкоматы необходимые для ведения воинского учета сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете (п. 1 ст. 4 Закона № 53-ФЗ).

Сведения представляются в военкомат по форме, приведенной в Приложении № 6 к Положению о воинском учете, утв. постановлением Правительства России от 27.11.2006 № 719.

Как часто проверяют воинский учет организаций?

Проверки проводятся:

• минимум 1 раз в 3 года — в организациях с численностью работающих до 500 человек;
• ежегодно — в организациях с численностью работающих более 500 человек.

п. 3 Приложения № 1 к Методическим рекомендациям, п. 57 Инструкции Министра обороны РФ

Проверки могут быть:

• плановые — по графику проверок, который военкомат утверждает на каждый год;
• внеплановые.